Verträge: Die Grundlage einer jeden Geschäftsbeziehung. Egal mit wem oder in welcher Branche – Verträge sind allgegenwärtiger Bestandteil des Arbeitsalltags. Doch warum muss das Vertragsmanagement so mühselig und zeitaufwendig sein? Wenn Sie sich das auch schon gefragt haben, dann haben wir gute Neuigkeiten für Sie: Diese Zeit ist jetzt vorbei! Denn die Digitalisierung, unser guter alter Freund und Helfer in der Not, hat nun auch die Vertragswelt erfasst. Begleiten Sie uns auf eine Reise in eine Zeit, in der Papierberge, verstaubte Aktenordner und ellenlange Excel-Listen der Vergangenheit angehören.
Was digitales Vertragsmanagement ist und warum es sich lohnt in dieses zu investieren, erfahren Sie in diesem Artikel.
Digitales Vertragsmanagement – einfach und intelligent
Digitales Vertragsmanagement ermöglicht die Optimierung des gesamten Vertragsprozesses mittels einer speziell darauf ausgerichteten Software. Von der Vertragserstellung und -anpassung bis hin zur Verwaltung und Archivierung werden alle Prozesse digitalisiert und automatisiert durchgeführt. Die Devise lautet Vertragsabschlüsse einfach, transparent und flexibel zu gestalten, während zugleich die Sicherheit für alle Beteiligten gewährleistet wird. Der Vertragszyklus birgt viele Herausforderungen, bei der Sie ein gutes Vertragsmanagementsystem zuverlässig und unterstützend begleitet.
Multifunktionale Software für optimierte Vertragsprozesse
Um Ihnen einen besseren Eindruck davon zu verschaffen, was das digitale Vertragsmanagement alles kann, zeigen wir Ihnen im Folgenden die wichtigsten Funktionen und Vorteile im Überblick:
Funktion 1: Automatisierte Vertragsgestaltung und -anpassung
Mithilfe eines digitalen Vertragsmanagementsystems können professionelle und individuell anpassbare Verträge automatisiert erstellt werden. Über Formulare können Sie geprüfte Vorlagen und Textbausteine ganz einfach entsprechend Ihrer persönlichen Vorstellungen zusammensetzen. Mit nur wenigen Klicks kann jeder Vertrag aufgeteilt und neu kombiniert werden. Eine gute Software ermöglicht es Ihnen zudem, aus Ihren bestehenden Daten auf Word oder Open Office professionelle Verträge zu erstellen.
Vorteil: Benutzerfreundlichkeit, Einheitlichkeit, Fehlervermeidung, Zeitersparnis
Funktion 2: Integrierte Vertragsverwaltung
Die Archivierung erfolgt über eine digitale Vertragsakte. Hierbei werden alle vertragsrelevanten Unterlagen, wie Korrespondenzen, Vertragsversionen und Begleitdokumente in einem Vertragsvorgang zusammengeführt. Auf diese Weise haben Sie jederzeit den Überblick über den aktuellen Stand Ihrer Verträge, können die Vertragshistorie einsehen und benötigte Unterlagen in Sekundenschnelle abrufen.
Vorteil: Hohe Verfügbarkeit, schneller Zugriff auf gewünschte Informationen
Funktion 3: Zugriffsschutz
Eine regulierte Zugriffsberechtigung auf eine zuvor festgelegte Personenauswahl schützt die sensiblen Vertragsinhalte vor unberechtigtem Zugriff. Das digitale Vertragsmanagement ermöglicht hierbei die gemeinsame Bearbeitung der Vertragsentwürfe mit Ihren Kollegen. Indem Bearbeitungsprozesse genauestens protokolliert werden, wird eine transparente Erstellung, Prüfung und Anpassung der Entwürfe gewährleistet.
Vorteil: Hohe Datensicherheit, transparente und protokollierte Prozesse, kollaboratives Arbeiten
Funktion 4: Digitale Unterzeichnung
Dank des digitalen Vertragsmanagementsystems ist es nicht länger notwendig, den Vertrag umständlich auszudrucken und per Post zu versenden. Die elektronische Signatur ist zeit- und ortsungebunden, sodass direkt aus dem Büro, unterwegs oder bequem von zu Hause aus unterzeichnet werden kann. Sorge um die Sicherheit? Dann gut aufgepasst: Die elektronische Signatur ist oftmals sicherer als die per Hand. Eine gute Software verwendet ein Verschlüsselungs- und Authentifizierungssystem, um vor Fälschungen zu schützen.
Vorteil: Sicherheit – zu jeder Zeit und an jedem Ort
Funktion 5: Vertragscontrolling
Ein sehr gutes digitales Vertragsmanagementsystem ermöglicht schnellen Zugriff auf alle wichtigen Informationen und Kennzahlen der einzelnen Verträge. Dashboards und Reports stellen hierbei Auswertungen zur Verfügung, die das Vertragscontrolling deutlich einfacher gestalten (z. B. Auswertungen zu Vertragszeiten, Vertragsarten und Bearbeitungszeiten). Auf diese Weise können aus den Verträgen resultierende Kosten überwacht, die Einhaltung der Vertragsbestimmungen gewährleistet und ausstehende Verbindlichkeiten stets im Blick behalten werden.
Vorteil: Auswertung und Aufbereitung wichtiger Kennzahlen
»Nichts in der Geschichte des Lebens ist beständiger als der Wandel.«
— Charles Darwin, Naturforscher
Bereits der britische Naturforscher Charles Darwin hat erkannt, dass der Wandel unvermeidlich ist. Täglich stecken wir uns neue Ziele, verfolgen neue Visionen und Ideen. Wir entwickeln uns weiter. Und mit uns die Technik. Probleme werden zu Möglichkeiten. Risiken zu Chancen. Neue Technologien verändern die Welt. Vorne voran: Clever Contracts – Einfach. Intelligent. Das Vertragsmanagement Ihrer Zukunft.